Авторитетные / нормативные файлы – списки слов, которые используют для унификации имен и названий в специфических областях знания, где необходимо однообразие для целей идентификации. Применение авторитетных файлов позволяет свести все многообразие написания термина (или имени собственного) к одному принятому варианту
Авторитетные (нормативные) файлы — файлы, в которых содержатся заголовки – сведения, которые специально установлены и признаны нормативными для любых электронных каталогов и баз данных.
Авторитетная запись — стандартизованная машиночитаемая запись, исходным элементом данных которого является принятый заголовок, представляющий собой имя собственное какого-либо лица; наименование организации, предмета, темы, заглавие произведения; словарные статьи рубрикаторов и/или тезаурусов, устанавливаемые каталогизирующей организацией, ответственной за запись. В дополнение к указанной основной части («заголовку», «рубрике», «дескриптору» и т. п.) запись может содержать: информационные примечания, все вариантные и связанные «заголовки», от которых должны формироваться ссылки, примечания об источниках информации, индексы, реляторы и т. д., а также сведения о каталогизирующей службе, ответственной за описание; международный стандартный номер нормативных данных и т. п.
Основным назначением авторитетных записей является обеспечение полноты и точности поиска в автоматизированных, в том числе в информационных и библиотечных системах.
Авторитетные данные — унифицированные утвержденные данные, производимые центром государственной библиографии, в том числе: имена авторов, составителей и других лиц, участвующих в подготовке изданий (антропонимы); наименования коллективов (соционимы); заглавия анонимных классических произведений; термины индексирования; заглавия серий, наименования мест издания, издательств и типографий.
Наличие авторитетного файла позволяет оптимизировать работу каталогизатора, облегчить поиск по имени индивидуального и коллективного автора, по названию серии, по предметной рубрике и по индексу библиотечно-библиографической классификации в электронном каталоге. Обработка документов с использованием такого средства унификации, как авторитетный файл, а также его поддержка в ЭК обеспечивает точность и полноту поиска за счет установленных связей от синонимичных форм написания фамилий авторов, наименования серий, предметных рубрик, индексов библиотечно-библиографических классификаций к принятым и утвержденным в ЭК формам.
Работы по созданию, поддержке, регистрации и распространению файлов нормативных записей об именах лиц, наименованиях коллективов, унифицированных заглавиях изданий и рукописей, о наименованиях серий, предметных рубриках, географических названиях ведутся национальными каталогизирующими службами (национальными библиотеками) в различных странах. Эти имена, заглавия, рубрики и т. д. есть в машиночитаемых библиографических записях. При этом содержимое определённых полей нормативных записей соответствует содержимому определённых полей библиографических записей
Нормативные записи создаются для уменьшения потерь информации при её поиске в электронных каталогах и повышения его точности. Так, в нормативных записях об имени лица фиксируются разные формы его имени (псевдонимы, подлинная фамилия, варианты написания в различных языках, светская фамилия духовных лиц), даты жизни, даётся другая информация. Таким образом, пользователь ЭК может провести дополнительные поиски, в том числе при совпадении имён различных лиц.
В нормативной записи для наименования коллектива приводятся все прежние наименования организации и существующие варианты наименования, в том числе – аббревиатуры, даётся текст, описывающий историю наименования и другие характеристики организации (сказанное касается и мероприятия).
В нормативных записях для предметных рубрик, дескрипторов тезаурусов приводятся данные о принятых и непринятых рубриках, дескрипторах, ключевых словах, смысловых отношениях между ними.
В России теоретические и практические разработки по проблемам создания АФ и осуществления авторитетного контроля стали появляться в 80-е гг. и получили наибольшее развитие в 90-е гг., когда крупнейшие библиотеки России - РГБ, РНБ, ГПНТБ, -а также РКП начали разрабатывать подходы к созданию национальных АФ имен индивидуальных и коллективных авторов, АФ предметных рубрик и АФ индексов библиотечно-библиографических классификаций.
- Электронные документы : создание и использование в публичных библиотеках: справ. / науч. ред. проф. Р. С. Гиляревский, проф. Г. Ф. Гордукалова. — СПб.: Профессия, 2007. — 664 с. — (Серия «Библиотека»).
- Брежнева, В. В. Организация работы научно-технических библиотек и служб информации предприятий : учеб. пособие для студентов бакалавриата по направлению подготовки 51.03.06 «Библ.-информ. деятельность / В. В. Брежнева, И. Е. Парамонова ; М-во культуры РФ, С.-Петерб. гос. ин-т культуры, библ.-инф. фак., каф. инф. менеджмента. – Санкт-Петербург. : СПбГИК, 2015. – 204 с.
- Муктепавел, А. В. Авторитетные файлы предметных рубрик в условиях автоматизированной каталогизации : Проблемы создания и ведения : диссертация ... кандидата педагогических наук : 05.25.03. - Санкт-Петербург, 1999. - 178 с. : ил.