Основная цель библиографической деятельности — обеспечение реальных и потенциальных пользователей социальной информацией, необходимой им для удовлетворения самых разнообразных личностных, профессиональных или общественных потребностей.
Социальная информация тогда становится компонентом информационных ресурсов, пригодным для многократного и многоцелевого использования, когда она фиксируется на материальных носителях — бумаге, магнитных и оптических дисках, фото- и кинопленках (ранее — на камне, папирусе, пергаменте т. п.). Именно фиксация, закрепление социальной информации в документе позволяет общаться представителям разных поколений, стран, организаций, используя и творчески переосмысливая миропредставления, ценности, знания, опыт предшественников, обобщая их и как эстафету передавая потомкам.
Мировым профессиональным сообществом (библиотекарями, библиографами, архивистами, документалистами, специалистами по интеллектуальной собственности) документ понимается как материальный носитель с зафиксированной информацией, предназначенный для ее хранения и передачи во времени и в пространстве, пригодный для использования в документационных процессах.
Успешность библиографической деятельности непосредственно зависит от понимания библиографом функций документов, знания их основных разновидностей, возможностей, представляемых различными группами документов. Этому способствуют многоаспектные классификации, характеризующие документы с точки зрения:
- знаковых средств закрепленной информации;
- необходимости использования специальных технических средств для восприятия информации;
- материала носителя;
- материальной конструкции;
- способа распространения в обществе;
- регулярности выхода;
- места в системе получения или переработки информации (отношения к фиксируемой информации);
- целевого назначения.
С точки зрения характера знаковых средств закрепления информации выделяют типы документов:
- Текстовые (читаемые) - произведения письменности (тексты художественных произведений, монографий, учебников и т. п.);
- Иконические (графические) - документы, отображающие объекты в виде изображений (изоиздания: фотографии, рисунки, кинофильмы, слайды и т. п.);
- Идеографические - документы, использующие условные знаки, замещающие отображение реальных объектов. Воспринимаются при умении расшифровать знаки (карты, ноты, чертежи, схемы и т. п.);
- Аудиальные (слышимые) - документы, фиксирующие и передающие звуковую информацию (фонограммы, музыкальные компакт-диски и т. п.);
- Тактильные (осязаемые) - документы, использующие для передачи информации изменение рельефа носителя (перфокарты, документы, выполненные шрифтом Л. Брайля);
- Комплексные - документы, использующие для передачи информации два или более знаковых средств (звуковые кинофильмы, CD-ROM).
Подавляющее большинство документов носит комплексный (текстографичсский) характер. В них текстовая информация сочетается с идеографической и иконической. Современная техника позволяют создавать документы, в которых текстография дополняется звуком. По мере увеличения числа одновременно используемых средств значительно возрастает эффективность передачи и восприятия информации, то есть ценность документов. Поэтому при их библиографировании целесообразно указывать на комплексный характер использованных в документе знаковых средств.
С точки зрения необходимости использования технических средств (компьютеров, проигрывателей, видеотехники, аппаратов для чтения микрофишей) восприятия информации, зафиксированной в документах, различают:
- Человекочитаемые - документы, не требующие использования технических средств (традиционные документы на бумаге);
- Машиночитаемые - документы, восприятие которых возможно только при помощи специальной техники (дискеты, компакт-диски, микрофиши, грампластинки);
- Смешанные - документы, в которых читаемая человеком часть документа дополнена машиночитаемой (книги с вложенными компакт-дисками или микрофишами).
Зачастую подобное деление является условным из-за возрастания числа документов, существующих одновременно и в традиционном, и в электронном виде, а также из-за сравнительно легкого перевода их из одного вида в другой (микрофильмирование, цифрование традиционных документов, распечатки электронных), распространения услуг по электронной доставке текстов сканированных документов. Для многих читателей удобным и привычным является получение документов в традиционном виде на бумажном носителе, но в ряде ситуаций предпочтительна машиночитаемая форма, позволяющая оперативно получать и передавать информацию по компьютерным сетям связи, облегчающая обработку текстов (например, конспектирование и реферирование путем извлечения фрагментов). Поэтому при библиографировании целесообразно указывать на наличие и характер как традиционных, так и машиночитаемых версий отдельных документов. Обязательно и предоставление Интернет-адреса документа.
По материалу носителя информации выделяют документы:
- бумажные;
- пластмассовые пленочные (кинодокументы, слайды, микрофиши и т. п.);
- пластмассовые дисковые (пластинки);
- на магнитных и оптических материалах (компакт-диски, дискеты и т. п.).
По материальной конструкции различают:
- Листовые - документы в виде одного или нескольких листов без их скрепления (плакаты, афиши, карты, газеты, листовки и т. п.)
- Кодексные - документы, скрепленные между собой по одному краю страницы (книги, брошюры, журналы, альбомы, атласы);
- Картотечные - документы, состоящие из совокупности карточек - каталожных, почтовых, игральных и т. п. (картотеки, комплекты открыток);
- Дисковые - документы в виде диска (дискеты, компакт-диски);
- Комбинированные - документы, состоящие из двух и/или более различных по конструкции носителей информации (книга с вложенными картами, дисками; пластинки с буклетом и т. п.).
Для понимания социальной роли документов и соответственно для оценки и отбора документов при библиографировании и библиографическом обслуживании важно различать документы на основании способа их распространения в обществе:
- Опубликованные - документы, предназначенные для широкого распространения и поэтому, как правило, проходящие рецензирование и редактирование, что приводит к повышению их значимости. Эти документы тиражируют в большом числе экземпляров (книги, журналы, газеты);
- Неопубликованные - документы, тиражируемые в ограниченном числе экземпляров или по непосредственным запросам пользователей на основе распространяемых вторичных документов, с дальнейшим предоставлением их полного текста (диссертации, отчеты НИОКР, депонированные рукописи);
- Непубликуемые - документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей, как правило, имеющие распространение в рамках отдельных ведомств, организаций, фирм (приказы, распоряжения, штатные расписания и т. п.);
- Промежуточные - документы, содержащие материалы предварительного характера, распространяемые до выхода в свет издания, в котором будут помещены окончательные тексты.
Традиционно в библиотечно-библиографической деятельности предпочтениe отдавалось опубликованным документам, что мотивировалось их большей (по сравнению с неопубликованными документами) физической доступностью и ценностью. Ценность документов, а конкретнее их точность, проверенность, логичность построения обеспечивалась редакционно-издательским процессом, предусматривающим рецензирование рукописей и последовательную работу с ними научного, литературного и технического редакторов.
В последние годы, однако, положение существенно изменилось. Внедрение современных технологий тиражирования документов (репрографирования и ксерокопирования) сделало экономически оправданным издание малотиражных документов. Такие технологии тиражирования часто практикуют небольшие издательства и издающие организации, не обеспечивающие квалифицированной оценки и подготовки рукописей к публикации.
Вместе с тем изменение технологии копирования неопубликованных документов (микрофильмирование, сканирование) позволяет получать недорогие копии диссертации, отчетов о результатах научно-исследовательских работ, депонированных рукописей, архивных и т. п. документов. В итоге такие документы становятся не менее доступными для читателей, чем опубликованные.
И, наконец, значительная часть электронных документов, получение которых возможно через Интернет, не содержит сведения, позволяющие отнести их к разряду опубликованных или неопубликованных. Об авторитетности, надежности подобных сообщений библиографы могут судить только по авторитетности авторов и организации, от лица которых распространяются документы.
Практика информационной деятельности убедительно доказывает, что потребителям необходимо обеспечивать доступ как к опубликованным, так и к промежуточным и неопубликованным документам, но при этом указывать на их различия. Наличие в библиотеках НИИ картотек препринтов и депонированных рукописей, а в библиотеках вузов картотек диссертаций и дипломных работ — подтверждение того, что требование обеспечения доступности любых документов, вне зависимости от способа их распространения в обществе, воспринято библиотекарями и библиографами.
С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют:
- Непериодические - документы, выходящие однократно и не имеющие продолжения (монографии, альбомы, открытки);
- Продолжающиеся - документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала (нумерованные тематические сборники, труды НИИ, вузов и т. п.);
- Периодические - сериальные издания (документы), выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров - ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т. п. (газеты, журналы, бюллетени, календари).
Как правило, содержание периодических изданий отражается в соответствующих библиографических картотеках или базах данных. В практике работы областных, городских и районных библиотек распространены указатели (картотеки, базы данных) содержания местной и региональной печати.
По составу основного текста выделяют:
- монодокументы, содержащие одно текстовое сообщение, являющееся самостоятельным произведением (например, рассказ, повесть, статья в газете или журнале, стандарт, патент, законодательный акт и т. д.);
- составные части монодокументов (разделы, главы из документов, являющиеся самостоятельными произведениями: из монографий, руководств, учебников);
- сборники или монодокументы, объединяющие ряд самостоятельных текстовых сообщений (журналы, газеты, сборники научных трудов, материалы конференций, WEB-сайты).
Этот аспект характеристики документов чрезвычайно важен при библиографировании, т. к. в зависимости от состава текста и значимости отдельных сообщений избирают объект составления библиографического описания: на документ в целом или его часть.
С точки зрения места в системе получения и переработки информации документы подразделяются следующим образом:
- Первичные (ПД) - документы, являющиеся непосредственным результатом профессиональной деятельности создателей информации — писателей, композиторов, художников, журналистов, научных работников, инженеров и т. д. (монографии, статьи, литературные и музыкальные произведения и т. п.);
- Вторичные (ВД) - документы, являющиеся результатом аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов (библиографические описания, аннотации, рефераты, библиографические обзоры);
- Смешанные - документы — результат анализа, синтеза и оценки информации, заимствованной из «чужих» первичных документов, авторами которых выступают высококвалифицированные специалисты по обозреваемым направлениям (проблемам) науки и практики (аналитические и прогностические обзоры).
Вторичные документы (ВД) — это результат аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов, направленной на свертывамость (сжатие) информации ПД для последующего удобства их использования в процессе создания информационной продукции. Их подготовка - сфера профессиональной деятельности библиографов. На стыке ПД и ВД можно выделить небольшую по количеству группу документов смешанного характера. Это аналитические и прогностические обзоры, которые являются результатом анализа и синтеза информации, заимствованной из уже предшествующих ПД (в этом плане их следует считать ВД) и одновременно содержат новую информацию оценочного плана, то есть выступают в качестве ПД.
Создание обзоров и прогнозов требует профессиональной подготовки их авторов и как высококвалифицированных специалистов в рассматриваемых проблемах, и как информационных работников, владеющих метопами анализа и синтеза информации. Ценность обзорно-аналитических документов связана с возможностью быстрого вхождения с их помощью в какую-либо проблематику и получения представления о перспективных направлениях ее развития.
Для библиографа важно знать, что прогнозно-аналитические документы зачастую не являются самостоятельными, а выступают частью монографий, диссертаций, отчетов о НИР. Поэтому если стоит задача выявления и кумуляции сведений о них, требуется аналитическая роспись этих материалов.
Для всех процессов библиографической деятельности важнейшим признаком является целевое назначение документов. Для его обозначения используется понятие «тип литературы», а для входящих в каждый тип групп понятие «вид». Поэтому, как правило, для характеристики каждого конкретного документа определяется его типо-видовая принадлежность (например, научная монография, учебное пособие и т. д.). Для документов разной отраслевой принадлежности (общественно-политической, технической, медицинской и т. д.) разработаны различные типологии. Чаще всего выделяют официальные, массовые, научные, производственно-практические, учебные, научно-познавательные, досуговые, рекламные и справочные документы. Однако в основу такой типологии положены два различных логических основания:
- сферы общественной или профессиональной деятельности людей, для преимущественного использования в которых создаются конкретные документы;
- цели использования информации в конкретной сфере деятельности.
Поэтому представляется оправданным несколько иное рассмотрение документов.
По сфере создания и преимущественного использования документов можно выделить:
| Сфера создания и преимущества использования |
Вид документов |
Определение | Примеры |
| Общественно-политическая и культурная жизнь |
Массовые | Документы, предназначенные для широкого круга читателей и содержащие информацию общественно-политического и бытового характера | Массовые газеты , журналы, сборники, альманахи, фотоальбомы, календари и т. п. документы |
| Досуг | Досуговые | Документы, содержащие общедоступные сведения по различным видам увлечений (в т. ч. по самодеятельному творчеству) |
Игры, кроссворды, гороскопы, сборники песен, репертуарные сборники |
| Научная деятельность | Научные | Документы, содержащие сведения о результатах теоретических и (или) экспериментальных исследованиях и предназначенные прежде всего для использования в сфере науки |
Монографии, сборники научных трудов, материалы конференций (съездов, симпозиумов), диссертации и авторефераты диссертаций, отчеты НИОКР, научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы, статьи из научных периодических и продолжающихся изданий и разовых сборников |
| Практическая деятельность, производство | Производственно-практические | Документы, содержащие сведения по технологии, технике и организации производства, а также других областей общественной практики, рассчитанные на специалистов различной квалификации |
Руководства и пособия, статьи производственного характера |
| Образование | Учебные | Документы, содержащие информацию, изложенную в форме,удобной для обучения и рассчитанные на учащихся разного возраста и ступеней обучения |
Учебники,учебные пособия, хрестоматии, наглядные пособия, программы, практикумы |
С точки зрения целей использования информации в рамках перечисленных сфер выделяются следующие виды документов:
| Цель деятельности | Вид документов | Определение | Примеры |
| Осуществление деятельности и фиксация результатов | Документы, непосредственно отражающие какую-либо деятельность, ее особенности и результаты |
Монографии, журнальные и газетные публикации, диссертации, отчеты НИР | |
| Управление и регулирование деятельностью |
Официальные | Документы, распространяемые от имени государственных органов, ведомств или общественных организаций, содержащие материалы нормативного или директивного характера, правила, нормы и требования в разных сферах |
Конституция, законы, указы, постановления, уставы организаций. Инструкции, стандарты, технические условия, нормы. Патентные документы |
| Рекламирование результатов деятельности |
Рекламные | Документы, содержащие сведения об изделиях, услугах, мероприятиях в целях формирования спроса на них | Каталоги, проспекты, афиши, буклеты |
| Самообразование, расширение общекультурного кругозора | Научно-популярные | Документы, содержащие сведения о результатах научных исследований, достижениях практики, изложенные в форме, доступной читателю-неспециалисту, используемые для расширения культурного и профессионального кругозора читателей |
Монографии, статьи из периодических и продолжающихся изданий и разовых сборников, по отдельным научным проблемам, в помощь технической самодеятельности |
| Получение эмоционально-эстетической информации | Литературно-художественные и т. п. | Документы, содержащие произведения, воздействующие на эмоциональное состояние человека и содержащие произведения литературно-художественного творчества |
Художественная и музыкальная литература, документы, репродуцирующие произведения изобразительного искусства, фотоальбомы, видеозаписи художественных фильмов и театральных постановок и т. п. |
| Комфортный поиск информации | Справочные | Документы, содержащие краткие сведения научного и прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для быстрого отыскания, не предназначенные для сплошного чтения |
Энциклопедии, энциклопедические, терминологические, толковые, языковые словари, разговорники. Отраслевые, узкоотраслевые, телефонные, фирменные и другие справочники. Календари памятных дат. Путеводители |
С учетом сочетания двух аспектов — сфер деятельности и целей использования информации — можно выделить следующие группы документов:
| Виды документов по сфере использования | Виды документов по целям использования информации | ||||
| Официальные | Справочные | Научно-популярные | Рекламные | Литературно-художественные и т. п. |
|
| Массовые | Нормативно-правовые | Справочники для массового читателя |
Научно-популярные для массового читателя | Социальная реклама, массовая реклама |
Массовая художественная и т. п. литература |
| Досуговые | Инструкции, правила поведения и пользования техникой в сфере досуга, правила поведения в быту |
Справочники для самодеятельного творчества и увлечений |
Познавательные документы, относящиеся к досугу и самодеятельному творчеству |
Реклама досуговых услуг и товаров для досуга | Художественная музыкальная и т. п. литература для проведения досуга |
| Научные | Нормативно-технические документы; патентные документы |
Научные справочники | Научно-популярные для научных сотрудников смежных областей науки |
Реклама приборов и услуг в области науки | Источниковедческие издания (научно подготовленные к публикации памятники литературы, культуры и т. п. документы ) |
| Производственно-практические | Нормативно-инструктивные документы | Производственные и т. п. справочники |
Реклама промышленных товаров и услуг, инновационные предложения | Художественная, музыкальная литература для практической деятельности в области искусства | |
| Учебные | Официальные и нормативные документы, регулирующие деятельность в сфере образования |
Учебно-справочные | Реклама образовательных услуг | Художественные и т.п.документы для учебных целей (хрестоматии, адаптированные издания и т. п.) |
|
Каждая из групп, в свою очередь, включает многочисленные разновидности документов, отличающиеся ценностными свойствами и назначением.
Дополнительным признаком группировки документов выступает возраст основной группы потенциальных читателей. Выделяют литературу для детей и юношества и для взрослого читателя.
Большинство рассмотренных аспектов классификации используются для характеристики как традиционных (на бумажном носителе), так и электронных документов. Однако последние требуют ряда дополнительных категорий, касающихся не содержания или целевого назначения электронных документов, а особенностей технических средств их реализации и их доступности для пользователей. В ГОСТе 7.83-2001 в качестве таких аспектов указывают:
Наличие печатного эквивалента. Электронное издание, воспроизводящее соответствующее печатное издание. Электронное издание, не имеющее печатных аналогов.
Технология распространения. Локальное электронное издание, выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров на переносимых машиночитаемых носителях. Сетевое электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей (через коммуникационные сети).
Характер взаимодействия пользователя и электронного издания. Детерминированное: параметры, содержание и способ взаимодействия определены издателем и не могут быть изменены пользователем. Недетерминированное или интерактивное: параметры, содержание и способ взаимодействия прямо или косвенно устанавливаются пользователем в соответствии с его интересами, целью, уровнем подготовки и т. п.