Документный фонд является основой функционировання библиотеки как социального института и главным источником удовлетворения читательских потребностей.
Библиотечный фонд представляет собой упорядоченную совокупность документов, собираемых в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами для хранения и представления их читателям библиотеки. Исходя из этого определения, важнейшими функциями библиотечного фонда будут кумулятивная, мемориальная и коммуникационная Для общедоступных библиотек как информационно-образовательныx и культурно-досуговых центров эти общественные функции реализуются как информационная, образовательная, досуговая, культурно-просветительная и социализирующая, способствующая адаптации человека в социуме. Претворить в жизнь эти социальные функции nомогают технологические процессы формирования библиотечного фонда: моделирование, комплектование, учет, обработка документов, размещение и расстановка фонда, организация его хранения, использование фонда, управление фондом. Комплектование фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов. Существуют три вида комплектования: текущее (пополнение фонда выходящими в свет изданиями), ретроспективное (приобретение недостающих документов прошлых лет издания) и рекомплектование (освобождение фонда от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров).
Основная цель формирования фонда — достижение соответствия его состава задачам библиотеки и потребностям читателей.
Библиотечный фонд как самостоятельная целостная и открыта система обладает рядом свойств:
- 1. Информативностью, характеризующейся разнообразием, глубиной и полнотой подбора документов;
- 2. Динамичностью, так как фонд постоянно находится в движении — идет как поступление, так и выбытие документов;
- 3. Статичностью, выступающей диалектической противоположностью динамичности и проявляющейся в сохранении устойчивости. которая обеспечивается четким профилированием комплектования. принятой в библиотеке системой расстановки документов, учетной документацией и т. д.;
- 4. Надежностью, то есть способностью фонда обеспечивать удовлетворение профильных запросов читателей.
Исходным принципом формирования библиотечных фондов является селективность (англ. selection — отбор), так как отбор документов — это основа современного комплектования. Отбор документов — это определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов. Критериями отбора являются: научная, историческая, художественная ценность документа, его практическая значимость, а также степень его соответствия профилю фонда, задачам библиотеки и потребностям ее читателей.
Различают первичный отбор, то есть отбор во внешнем потоке необходимых для приобретения документов, и вторичный отбор, осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомллектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов. Принцип систематичности требует, чтобы формирование фонда осуществлялось планомерно, регулярно и оперативно.
Важнейшим принципом комплектования фондов является профилирование и координирование. Профилируя свой фонд, библиотека сознательно ограничивает тематику, виды и типы приобретаемых изданий, устанавливает необходимую экземплярностъ исходя из задач библиотеки и потребностей ее читателей с учетом возможностей их удовлетворения другими библиотеками, с которыми координируется комплектование, таким образом учитывается включенность конкретной библиотеки в единый фонд региона или страны.
Необходимо отметить, что в современных условиях доступ к информационным ресурсам становится основной перспективной характеристикой библиотеки. Теперь библиотеке можно не стремиться получить источник информации, если она точно знает, где и как его можно найти, то есть меняется сущность понятия «документный Фонд библиотеки».
Появлению нового понятия «распределенный фонд» способствовало развитие технологических возможностей взаимоиспользования информационно-библиотечных ресурсов. Под распределенным библиотечным фондом понимается «совокупность территориально удаленных библиотечных фондов, имеющих согласованные принципы комплектования, организации и использования, а также средства дистанционного получения информации о составе фондов и доступа к документам из этих фондов».
Таким образом, у библиотек появляется новая функция, а именно: формирование в библиотеке каталога информационных ресурсов, имеющие отсылки к источникам. Так как для каталога производится отбор информационных ресурсов, то по существу речь идет о «Виртуальном библиотечном фонде».
При выработке маркетинговой концепции формирования библиотечного фонда принимаются во внимание следующие факторы:
- 1. Внешние (макросреда библиотеки) и внутренние (микросреда) условия, то есть изучается конкретная ситуация, в которой формируется фонд.
- 2. Назначение и цели фонда, исходя из задач, миссии библиотеки, то есть на этапе выработки маркетинговой концепции определяется стратегия формирования фонда в данной конкретной ситуации.
- 3. Пути и средства реализации политики формирования фонда, то есть определяется тактика.
- 4 Финансовые затраты.
Выявление и изучение этих факторов является составной подготовительной стадией моделирования фонда, которое представляет собой процесс создания модели, то есть мысленного образа фонда, повторяющего в миниатюре.параметры, соответствующие социальным функциям фонда и потребностям читателей. Для исследования фонда и последующей его оптимизации используется целый комплекс моделей: описательная (вербальная), математическая, тематико-типологнческая или структурная и библиографическая.
Различают модели двух основных классов: 1) реальная или модельная; 2) идеальная, оптимальная или прогнозная модель-проспект. Первая модель воспоспроизводит параметры реально существующего фонда. Примером такой модели служит систематический каталог, используемый не только для ориентации в составе фонда, но и для его изучения. Вторая (проспектная) модель прогнозирует будущее состояние фонда, в ней отражаются желаемые качественные и количественные параметры.
При моделировании прежде всего учитываются следующие параметры:
- 1. Тематический диапазон библиотечного фонда: перечень отраслей науки, хозяйственной и общественной деятельности, тем, которые соответствуют задачам конкретной библиотеки и потребностям ее читателей;
- 2. Видовой аспект комплектования библиотеки: визуальные документы, электронные издания;
- 3. Типологический аспект фонда: перечень тех типов изданий, которые собираются в фонде (научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, информационно-библиографические);
- 4. Языковой диапазон комплектования (документы на языках народов Российской Федерации и на иностранных языках);
- 5. Географический или краеведческий диапазон библиотечного фонда:
а) издания, выпущенные в свет на определенной территории;
б) издания. посвященные определенному краю. - 6. Хронологическая глубина фонда определяется временем хранения документов с момента их выпуска в свет. Для общедоступных библиотек характерна быстрая обновляемость их фондов;
- 7. Потребительская ориентация фонда, которая предполагает выявление основных групп пользователей библиотеки.
Определяются пути выхода библиотеки на потребительский рынок.
- а) массовый (недифференцированный) маркетинг, когда библиотека пытается выйти на широкий круг потребителей, —
практически на все население, проживающее в зоне ее обслуживания; - б) дифференцированный маркетинг, когда библиотека ориентируется при комплектовании, например, отраслевой литературы, на несколько основных групп населения (учащиеся, студенты, работающая молодежь);
- в) концентрированный маркетинг, когда библиотека сосредоточивает свои усилия на обслуживании одной приоритетной группы читателей.
Как правило, общедоступные библиотеки сочетают в политике формирования библиотечного фонда все три подхода.
Эти параметры играют важную роль при построении всего комплекса моделей, так как библиотечный фонд — сложная система и представить его в виде одной модели невозможно.
Описательная модель является методологической основой для последующих моделей и управления фондом в целом. Она является своеобразным паспортом библиотеки, в ней в словесной форме определяются задачи библиотеки, ее миссия, статус среди других библиотек региона, с которыми координируется комплектование. Указывается специализация фондов всех библиотек, входящих как в ЦБС. так и находящихся в регионе. Характеризуются структурные подразделения библиотеки, определяются виды и типы изданий и экземплярность приобретаемых документов. Эта нить описательной модели представляет интерес и для читателей, поэтому она, как правило, размешается на информационно-рекламном щите библиотеки и на странице библиотеки в Интернете, в справочнике библиотек определенного региона и других изданиях.
В описательной модели обосновывается тематика комплектования исходя из социально-экономического профиля района, состава читателей и их потребностей. Эти данные в полном объеме отражаются в рабочем аппарате комплектатора. Описательная модель является своеобразной объяснительной запиской к структурной или тематико-типологической модели фонда, которая создает образ фонда по таким его параметрам, как тематика, тип, вид документов, примерная экземплярность, языковой состав, возможности комплектования, другие параметры в зависимости от величины, состава фонда и задач его планирования. Эта модель может существовать и виде схемы или в форме картотеки (в последнем случае каждая тема предоставляется на отдельной карточке).
В библиотеках, работающих в автоматизированном режиме, полная система параметров документного фонда закладывается в ЭВМ и создается любая электронная модель, раскрывающая фонд во всех его проявлениях.
Количественные представления о величине фонда, его составе и использовании дают математические модели фонда, которые играют важную роль при изучении фонда.
Библиографические модели фонда содержат перечень названий тех документов, которые должны быть в фонде. Примером таких моделей являются библиографические модели ядра фонда библиотек определенного типа, картотеки предварительного заказа и картотеки деэидерат, составляемые комплектатором.
Набор моделей разного вида и назначения создает системную модель фонда и позволяет библиотекарю научно обоснованно комплектовать фонд. Эта модель является ситуативной, позволяет гибко и оперативно реагировать на изменения ситуации в конкретной библиотеке.
Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы:
- 1. Анализ внешнего документного потока;
- 2. Отбор документов из него;
- 3. Заказ отобранных документов для приобретения;
- 4. Приобретение документов и включение их в фонд.
Отбор документов производится по параметрам, представленным в моделях фонда. Тщательное изучение документного рынка сочетается со всесторонним изучением читательского спроса. Это одна сторона текущего комплектования. С другой стороны, библиотеки должны активно воздействовать на состояние и развитие документного рынка, на формирование потребительского спроса и читательских предпочтений.