Документоснабжение — это обеспечение библиотек необходимыми нм документами с помощью книжной торговли, системы предоставления обязательного экземпляра изданий, книгообмена, даров и пожертвований и других источников комплектования 11. с. 55].
Внедрение рыночных отношений в книжное дело, свободное ценообразование требуют от комплектатора знания структуры документного рынка и основных механизмов его функционирования.
Сферу текущего комплектования библиотек в XXI в. невозможно ограничить только печатными изданиями. В целях комплектования используются возможности документного рынка в целом.
В структуре документного рынка по видам документов можно выделить рынки печатных изданий, аудиовизуальных материалов, электронных ресурсов. репродуцированных и неопубликованных материалов.
Рынок печатных изданий объединяет книжные и периодические издания. Производителями на этом рынке выступают издательства, полиграфические предприятия, другие издающие организации и редакции средств массовой информации.
Рынок аудиовизуальных материалов объединяет документы, позволяющие воспроизвести информацию сразу по нескольким каналам восприятия. Производителями на этом рынке являются теле- и радиокомпании. теле- н киностудии, фирмы звукозаписи. Конечными продуктами здесь выступают звуко-, видеозаписи, фильмокопии, а также так называемые мультимедиа продукты. Звукозаписи могут быть выполнены на грампластинке, аудиокассете, компакт-диске (CD ). Устройством их воспроизведения является специальный лазерный проигрыватель или мультимедийный компьютер. Видеозаписи можно получить как на видеокассетах, так и на цифровых дисках (D V D ). Аналогично, фильмокопии могут быть представлены на обычной кинопленке, на видеокассетах, на лазерных дисках.
Новый вид аудиовизуальных документов, так называемые мультимедиа продукты, объединяет изображение, звук и текст, элементы анимации, но использует в качестве средства воспроизведения компьютер. Как правило, такие мультимедийные продукты выпускаются на CD, так как большой объем изобразительной и графической информации требует и большого объема памяти .
Рынок электронных ресурсов объединяет машиночитаемые (электронные) и сетевые издания. Производителями на этом рынке наряду со специализированными фирмами (производителями электронных продуктов) являются также журнальные и книжные издательства, книготорговые фирмы, информационные и подписные агентства, онлайновые книжные магазины.
Электронные издания выпускаются на лазерных дисках и других машиночитаемых носителях. Сетевые издания доступны по телекоммуникационным сетям Интернет.
Входными точками в сеть Интернет являются серверы книжных магазинов и распространителей документов на других носителях, подписных агентств, книготорговых фирм, книжных клубов, книжных и журнальных издательств, а также специализированные справочные серверы для комплектаторов, помогающие отыскать необходимые электронные ресурсы, справочную и коммерческую информацию в помощь текущему комлектованию (адрес, условия подписки, цена и др.).
Рынок репродуцированных материалов развивается весьма динамично в связи с внедрением новых технологий перевода документов на другие носители информации и решением библиотеками проблемы владения документом в традиционном печатном виде или в другой форме. Это технологии микрофильмирования, микрофиширования, фото- и ксерокопирования, оцифрования — перевода печатной информации в электронную форму и представление ее на машиночитаемом носителе или в виде информационного ресурса в сети (например, в составе фонда полнотекстовой виртуальной библиотеки).
Неопубликованные документы (отчеты о НИР и ОКР , препринты, рукописи, неопубликованные переводы), как правило, являются предметом комплектования научных и специальных библиотек. В общедоступных библиотеках к неопубликованным документам относятся главным образом материалы краеведческой тематики.
Столь разнообразный и динамично складывающийся документный рынок приводит к существенному расширению информационного поля комплектатора. Система информационного обеспечения комплектования в настоящее время находится в стадии становления. К имеющимся ранее источникам информации о книжном рынке добавились новые. Традиционно в процессе текущего комплектования использовались годовые аннотированные тематические планы издательств, газета «Книжное обозрение», информирующая о сигнальных экземплярах новых книг, поступивших в Российскую книжную палату за неделю, и «Книготорговый бюллетень», в котором публиковались сведения об изданиях, вышедших без объявления.
Внедрение рыночных процессов в книжное дело (отмена твердых номиналов, свободное ценообразование) и современных телекоммуникационных технологий существенно изменило традиционную технологию мониторинга профильного потока документов. Комплектатор должен отслеживать не только содержательное и качественное наполнение потока, но также постоянно следить за конъюнктурой цен и ориентироваться в механизме ценообразования Не случайно среди источников информации комплектаторов появились издания, отслеживающие ценовые котировки на мелкооптовых книжных рынках ведущих книгоиздательских центров Москвы и Санкт-Петербурга (журналы «Книжный бизнес» и «Питерbookплюс»). Важное место занимают источники информации рекомендательного характера, дающие оценочную характеристику текущему потоку документов. Это универсальные журналы «Новое книжное обозрение», «Читающая Россия» с еженедельным приложением «Витрина», «Университетская книга», журнал рецензий — «Новая русская книга», книжное обозрение «Exlibris» (приложение к «Независимой газете») и отраслевые издания («Деловая книга», «Бизнес-пресса» и др.). Появились телепередачи («Домашняя библиотека», «Книжный кладезь» и др).
Широкое распространение на рынке получили «прайс-листы» с информацией о текущем ассортименте и ценах. Однако этот источник информации о книге предназначен для книготорговых структур и практически не используется комплектаторами при отборе документов в фонд. При многих издательствах и книготорговых фирмах функционируют ассортиментные кабинеты с выставками образцов. Ряд издательств («Наука», «Финансы и статистика», «Лениздат», «Высшая школа» и др.). а также книготорговые фирмы («Мир знаний», «Дорлинг Киндерсли». «Инфра-М») продолжают выпускать тематические планы и каталоги в традиционном печатном виде. Однако среди 12 тыс. зарегистрированных в России издательств и издающих организаций их доля чрезвычайно мала.
Ускорение процессов книгоиздания и взаимодействия партнеров в процессе комплектования неизбежно приводит к тому, что общей тенденцией в ближайшее время станет повсеместный переход к использованию в текущем комплектовании информационных технологий и ресурсов Интернет. Уже сегодня для библиотек через сеть Интернет доступны следующие виды изданий: полные тексты книг, периодических и продолжающихся изданий, в том числе существующих только в электронном виде и не имеющих печатной версии, базы данных. Для их поиска в сети Интернет используются такие информационные ресурсы, как книжные магазины онлайнового доступа. электронные каталоги библиотек, серверы книжных дилеров и подписных агентств, издательств, каталоги электронных ресурсов (электронных текстов, книг, периодических и сериальных изданий, виртуальные библиотеки).
Многие российские издательства и книготорговые фирмы уже открыли в Интернете свои страницы. Использование этих ресурсов позволяет комплектатору получить самую оперативную информацию, необходимую для текущего комплектования и быстро оформить заказ. Заказ можно получить по системе «Книга-почтой». В настоящее время отрабатывается система электронного заказа и электронных расчетов, внедрение которых упростит и ускорит технологию комплектования через Интернет.
Для отбора и заказа периодических изданий обычно использовались каталоги советских и зарубежных газет и журналов, выпускаемых агентством «Союзпечать». В последнее время широкое распространение получили каталоги изданий, предлагаемые различными организациями по почтовым каталогам. Объединенный каталог «Подписка... » выпускается Агентством подписки и розницы (АПР) совместно с агентствами: «Аргументы и факты», «Книга-сервис». «Агентством по распространению зарубежных изданий» (АРЗИ), Центром распространения печатных изданий ПОО «Известия», Издательским домом «Дрофа». «Экономической газетой», «МК-Периодика», агентством «Роспечать», Центральным коллектором научных библиотек (ЦКНБ) н др. Этот каталог выходит в двух томах. Первый том включает российские и зарубежные газеты и журналы, а второй том — книги и учебники. Кроме печатных изданий во второй том включены разделы «Аудиопродукция», «Видеопродукция», раздел «Мультимедиа и программные продукты», где публикуется информация об электронных справочниках, базах данных и программах.
Данный каталог распространяется региональными управлениями федеральной почтовой связи. С Интернет-версией каталога можно ознакомиться в виртуальном магазине «Пресса» (http://www.apr.ru/pressa). Последнее издание каталога включает 4200 наименований периодических изданий.
Одним из условий обеспечения полноценного текущего комплектования является наличие полной и оперативной информации. Вместе с тем, процессы, связанные с формированием свободного отечественного книжного рынка, привели к разрушению как системы книгораспространения, так и информационной системы, существовавшей в эпоху государственного регулирования книжного рынка (до 1992 г.). В информационном обеспечении комплектования наблюдаются следующие тенденции:
- постоянный рост круга источников информации о документном рынке, которые комплектаторы используют в своей практической работе;
- слияние источников информации с источниками документоснабжения;
- отсутствие государственной системы информации о книжном рынке, которая позволяла бы не только получить качественную информацию о книге, но и оформить заказ;
- разрыв информационного пространства: ни один современный источник не предоставляет достаточно полную и оперативную информацию о документном рынке России в целом.
Важным шагом в решении этого комплекса проблем в России является создание системы Books in print («Книги в наличии и печати»). Впервые проект создания Российской национальной системы «Книги в наличии и печати» (Russian Books in print) стал предметом обсуждения в 1995 г. на конференции в Ростове-на-Дону «Библиотеки на информационно-издательском рынке страны».
Системы Books in print (BIP) являются организационным началом книжного рынка большинства зарубежных стран. Они в корне меняют принятую в России издательскую технологию выпуска изданий фиксированными тиражами. За рубежом издание находится в состоянии «in print», пока существует спрос, и по мере поступления заказов тираж допечатывается. Проданные книги, не имеющие покупательского спроса, переходят в состояние «out of print» (отсутствуют в наличии и печати), однако при возобновлении спроса могут вернуться в состояние «in print».
С начала 1970-х гг. системы Books in print существуют во всех развитых странах Запада (США , Англия. Франция, Германия, Испания, Италия и др.). Они позволяют установить связь между издателем, оптовиком и потребителем, определить цену на книгу, оперативно оформить заказ и получить его. Справочники Books in print хорошо известны и используются комплектаторами научных библиотек в комплектовании фондов иностранной литературой.
Национальная информационная система «Книги в наличии и печати» (Russian Books in print) создана и функционирует в Российской книжной палате (РКП) с 1995 г. Система аккумулирует информацию о книгах, изданных в России и представленных на рынке, способствует формированию единого информационного пространства.
На основе получения информации от издательств и книгораспространителей о книгах в наличии (в продаже у издательств или у книгораспространителей), в печати (находящихся в производстве) и в плане (планируемых к изданию) постоянно ведется и актуализируется банк данных «Книги в наличии и печати».
В настоящее время в банке данных представлено 50 000 наименований документов от 2000 издательств, а также адресная информация об издателях и книгораспространителях печатной продукции. На основе банка данных издается электронный каталог «Книги в наличии и печати», который выходит шесть раз в год с периодичностью 1-2 в месяц. Каталог распространяется по подписке в виде баз данных, позволяющих проводить поиск информации о книгах по автору, издательству, книгораспространителю, тематике, видам изданий, ключевым словам. Информация из баз данных может быть преобразована по желанию пользователя в текстовой файл для последующего редактирования или в текстовой файл в виде списка полей с разделителями для последующего конвертирования в другие форматы, необходимые потребителю. Каталоги выпускаются на дискетах и могут передаваться по электронной почте. Кроме того, с информацией о системе в целом и банком данных «Книги в наличии и печати», а также об условиях подписки можно ознакомиться в режиме on-line и оформить заказ на странице РКП в Интернет (http://www.bookchamber.ru).
Спектр современных источников и способов документоснабжения библиотек весьма разнообразен.
Основными способами пополнения библиотечных фондов печатными и другими документами являются:
- покупка;
- подписка;
- книгообмен;
- репродуцирование;
- бесплатное получение (дар);
- получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение стоимости документа (замена).
В современных условиях комплектаторы общедоступных библиотек должны представлять себе весь комплекс современных источников и способов пополнения фондов библиотек. Это необходимо для того, чтобы выбрать наиболее экономичные и целесообразные способы комплектования фонда своей библиотеки (ЦБС) с учетом доступности информационных ресурсов распределенного библиотечного фонда региона и страны.
Как видно из схемы, главным отличием современного состояния документоснабжения библиотек является расширение путей комплектования фондов, а также самостоятельный и осознанный выбор библиотеками источников комплектования. В соответствии со ст. 13 (п. 10) Федерального закона Российской Федерации «О библиотечном деле» библиотеки имеют право самостоятельно определять источники комплектования.
В условиях свободного ценообразования рациональное расходование средств на комплектование, обоснованный выбор источников документоснабжения невозможны без понимания комплектатором механизма ценообразования.
В настоящее время на рынке действует несколько уровней цен, а именно:
- отпускная цена издательства, по которой книги можно приобрести непосредственно в издательстве. Это цена без торговой наценки;
- оптовая цена, по которой издательство продает тираж издания или большую часть тиража крупкой оптовой фирме, представляет собой отпускную цену издательства с оптовой скидкой (от 20-4 0 % в зависимости от размера партии);
- мелкооптовая цена, по которой тираж издания распродается оптовой фирмой более мелким оптовикам, представляет собой отпускную цену издательства с книготорговой наценкой (от 25 %);
- розничная цена книги, по которой книги продаются в розничной торговле — это мелкооптовая цена с книготорговой наценкой (от 25%)
Таким образом, чем больше посредников задействовано в цепочке от издательства до библиотеки, тем дороже книга.
Комплектаторы библиотек используют различные способы комплектования фондов, позволяющие рационально и экономно расходовать выделенные нм средства: прямые связи с издательствами, работу с книжными базами. оптовыми и специализированными книготорговыми фирмами (в том числе библиотечными), работу с дилерами и дистрибьюторами — эксклюзивными представителями центральных издательств в данном регионе, организацию корпоративных центров по документоснабжению библиотек региона и т. д.
Устанавливая новые контакты с книготорговыми фирмами, библиотека руководствуется определенными критериями. К ним относятся оперативность, полнота, качество и спектр представленной продукции, надежность. комфортность обслуживания (предоставление библиотекам льгот по оплате, отсрочка платежа, возможность хранения заказа, доставка и т. д )
В условиях нестабильного финансирования и экономии средств библиотеки устанавливают экономические партнерские отношения с другими участницами книжного рынка: издательствами, книготорговыми фирмами и т. д. Библиотека в таком случае выступает не просто как заказчик, но как полноправный партнер. Это предполагает оказание библиотекой фирме встречных услуг (например, по изучению спроса, сбору заказов, презентации новинок, реализации продукции и т. д.). За эти услуги фирма расплачивается с библиотекой книжной продукцией. Таких способов дополнительного комплектования библиотек существует достаточно много. Можно упомянуть арендные (субарендные) договора, маркетинговые исследования книжного рынка и читательского спроса, посреднические услуги, подготовку и проведение рекламных кампаний, совместную издательскую деятельность, оказание представительских услуг в регионе и т.д.
Важна также работа со специализированными книготорговыми фирмами. Это позволяет комплектатору отследить интересующий сегмент документного рынка, профильный поток документов, поднять качество комплектовання.
В современных условиях новые качества приобрели такие традиционные источники комплектования, как книжные магазины, система «Книга— почтой», книгообмен, дарение.
Книжные магазины стали одним из основных источников пополнении фондов для многих городских, районных и сельских библиотек. Они работают более оперативно, чем другие книготорговые структуры. Кроме того, местный книжный магазин является для библиотеки важным источником информации о новинках книжного рынка.
Всплеск интереса к системе «Книга-почтой» как каналу реализации книг возник у издательств в 1995-1996 гг. В России появились новые специализированные агентства, например, «Книга-сервис», «Бета-сервис». Активизировали свою деятельность и реорганизовались агентства «Союзпечать» и «Роспечать». Отделы «Книга-почтой» открываются при книготорговых фирмах («Бизнес-пресса», «Мета-Информ» и т. д.), крупных книжных магазинах («Дом книги» (Санкт-Петербург), «Библио-Глобус» (Москва)), издательствах («Дрофа», «Терра», «Полярис», «Радуга», «Эксмо» и т. д.). Активно развивается новое для российского книжного рынка направление — книжные клубы (например, «Книжная лавка» издательства «Терра», «Книжный клуб» издательства «Эксмо»), Для библиотек, расположенных в удаленных регионах, использование этого канала комплектования бывает целесообразно для расширения видового состава текущего комплектования, то есть для получения не только книжных изданий, но и программных продуктов, компакт-дисков, компьютерных игр, видеокассет и т. д.
Книгообмен традиционно использовался в основном между библиотеками. Сегодня он находит применение также и во взаимоотношениях между издательствами, книготорговыми фирмами с библиотеками. В качестве равноценной замены традиционного книгообмена может рассматриваться внедрение систем электронной доставки документов.
Значительно вырос в последнее время процент изданий, поступающих в «дар». Особенно много книг в «дар» поступает в фонды крупных региональных и национальных библиотек. В современных условиях библиотека должна выделить работу с «дарами» и «дарителями» в особое направление комплектования. Политика работы с дарами заключается в том, что. с одной стороны, «дарителей» следует поощрять и стимулировать, а с другой — четко определить критерии, по которым будут приниматься «дары». В противном случае это может привести к засорению фонда неиспользуемыми, дублетными, непрофильными документами.
Библиотеки широко используют способы, позволяющие нм обходиться без перечисления денежных сумм. Это использование «взаимозачетов», векселей и книгообменных (бартерных) договоров, организация региональных книжных ярмарок, использование арендных (субарендных) договоров для получения дополнительных средств на комплектование.
Таким образом, для современного состояния документоснабжения библиотек в современных условиях характерны следующие черты:
- 1. Расширение круга источников документоснабжения, которые в свою очередь претерпевают качественные изменения.
- 2. Создание корпоративных центров по документоснабжению библиотек.
- 3. Изменение традиционной технологии комплектования в связи с появлением новых технологий и возможностей использования информационных ресурсов сети Интернет.
- 4. Появление способов дополнительного комплектования с использованием экономического партнерства библиотек с издательствами и книготорговыми организациями в условиях ограниченного бюджетного финансирования.
Особым способом гарантированного обеспечения полноты комплектования национальными документами фондов крупных научных библиотек федерального уровня (РГБ, РНБ), Центральных библиотек субъектов РФ и документами местного уровня муниципальных библиотек является система предоставления обязательного экземпляра документов.
Для комплектаторов общедоступных библиотек необходимо представлять себе систему поступления обязательных экземпляров в целом. Это позволит им грамотно выстроить политику комплектования своего фонда с учетом распределенного библиотечного фонда региона и страны, избежать ненужного дублирования и, напротив, обеспечить полноту комплектования теми видами документов, функции получения и хранения которых закреплены соответствующими нормативными документами за библиотеками данного уровня.
Система предоставления обязательных экземпляров документов — это совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.
Обязательный экземпляр — это экземпляр каждого отечественного документа, направляемый в обязательном порядке производящими их организациями согласно закону или специальному правительственному распоряжению в государственные книгохранилища, крупные библиотеки, информационные и библиографические центры для государственного библиографического учета выпускаемых документов, комплектования общенациональных библиотечных фондов, архивов документации, обеспечения информационной и библиографической деятельности.
Обязательный экземпляр в рамках субъекта Российской Федерации — это экземпляр различных видов документов, изготовленных на территории субъекта РФ , который подлежит передаче производящими их организациями в соответствующие учреждения и организации согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.)
Обязательный местный экземпляр документов — это экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории города или района, документов, которые подлежат передаче производителями в соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве, установленном Федеральным законом и законом субъекта РФ
Для комплектования фондов общедоступных библиотек особое значение имеет местный экземпляр документов. В его состав в соответствии с Федеральным законом (ст.7, п. 4) и законами (или другими нормативными актами) субъектов РФ «Об обязательном экземпляре документов» включаются: официальные документы местных органов самоуправления, местные периодические издания, произведения печати и другие документы, произведенные на территории данного административного образования, содержащие информацию о крае.
Поступление заказанных документов из источников комплектования завершает процесс текущего комплектования и начинает следующий процесс формирования библиотечного фонда — учет фонда.