Функция определяет роль каждого элемента (подсистемы) в системе, а элемент (подсистема), в свою очередь, — это минимальная единица, способная к относительно самостоятельному осуществлению системной функции.
Библиотечный фонд выполняет в системе «библиотека» внешнесистемные и внутрисистемные функции.
Внешнесистемные функции. Как и всякая социальная система, фонд создается и содержится обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Изобретение документа — выдающееся достижение человечества. Библиотековед А.А.Покровский подчеркивал, что если бы не было передачи культурных ценностей от одного поколения к другому, каждое поколение было бы вынуждено начинать все сначала и таким образом «человечество недалеко ушло бы от первобытного дикаря. А эта передача опыта и знаний происходит через посредство книги».
Разобщенный поток документов, производимых обществом, нуждается в сосредоточении (кумуляции), упорядочении и сохранении. Эту функцию и выполняют документные фонды, в том числе и фонд библиотеки. Кумуляция документов, таким образом, составляет сущность и основную социальную функцию библиотечного фонда. «Не будь библиотеки, — справедливо замечала Л.Б.Хавкина,— вся существовавшая книжная продукция распалась бы, пролетела бы сквозь глубь времен, словно комета, и от нее остался бы в лучшем случае лишь след в виде библиографического описания этой продукции. Но без самих книг, собираемых библиотекой для целей пользования ими, ценность такого описания равнялась бы лишь надгробной эпитафии».
В совокупном библиотечном фонде каждой страны сосредоточены произведения печати и другие документы, отражающие научный, производственный и культурный потенциал данной страны и всего мира. «Библиотеки представляют собой капитал, — писал Константин Иванович Рубинский еще в 1910 г., — и притом самый ценный капитал каждой страны, в который вложено все знание человечества».
Однако кумулирование — не самоцель. В конечном счете собираемые и хранимые документы нужны для того, чтобы использовать их в общественно полезных целях. Функция сохранения документов, производная от кумулятивной, называется мемориальной. Библиотечный фонд выполняет роль коллективной памяти человечества (Б. Шоу), доступной всему населению страны. Лишь собрание книг «является единственной надеждой и неуничтожаемой памятью человеческого рода» (А. Шопенгауэр). Задача сбора и сохранения документов ставится обществом, т. е. внешней по отношению к библиотечному фонду средой. Следовательно, кумулятивная и мемориальная функции — это внешнесистемные функции библиотечного фонда, которые обусловливают саму общественную необходимость в его существовании.
Наиболее полно эти функции выполняют фонды национальных библиотек-депозитариев (от фр. dépôt —склад), предназначенные хранить и использовать документы вечно; страховые (не подлежащие выдаче абонентам) фонды крупнейших библиотек страны, а в РФ — также Государственный архив печати при Всесоюзной книжной палате, насчитывающий около 70 млн ед. хр.
Внутрисистемные функции. Существование фонда как подсистемы библиотеки необходимо потому, что он выполняет в библиотеке свою собственную, только ему присущую функцию, которая является одновременно и общесистемной, поскольку без нее функционирование всей системы невозможно. Библиотечный фонд выполняет функцию основы всей библиотечной деятельности. Эта функция заложена в самой этимологии слова «фонд», которое произошло от немецкого «deг Fond» — фон, общая основа чего-нибудь. В немецкий язык это слово пришло из французского, а во французский — из латыни, где «fundus» означало: дно, земля, основание.
Помимо общей внутрисистемной функции библиотечный фонд выполняет ряд элементарных (подсистемных) функций, т. е. проявляющихся по отношению к тем элементам и образуемым им подсистемам, с которыми он связан.
Наиболее важной из них с точки зрения конечной цели библиотечной деятельности является функция использования фонда абонентами библиотеки, или утилитарная функция (от лат. utilus — польза). Для успешной ее реализации фондовик должен знать информационные потребности абонентов, с тем чтобы своевременно обеспечить их необходимыми документами.
Ту же функцию можно обозначить и иным термином. Фондом пользуются потому, что он служит источником информации, иными словами, выполняет информативную функцию. В условиях конкретной библиотеки эта сущностная функция проявляется в виде системы конкретных функций — культурно-просветительной, прагматической, досуговой и иных.
Деятельность библиотеки, выполняющей мемориальную функцию, нельзя оценивать по показателям использования фондов (информативной функции). Так, о библиотеках типа РГБ нельзя судить по обращаемости, поскольку образующие ее величины фонда и книга выдач и в сущности несопоставимы: прирост фонда характеризует РГБ как национальную библиотеку, вбирающую в себя полный комплект отечественных и часть зарубежных изданий (мемориальная функция), а книговыдача показывает степень использования ее фонда как универсальной научной библиотеки (информативная функция).
Для того чтобы проявление названных функций было возможно, фонд необходимо укомплектовать, обработать, разместить и сохранить. Все эти процессы реализуются технологической функцией, имеющей место в связи библиотечный фонд — библиотечный персонал.
В свою очередь, технологические процессы формирования БФ нуждаются в их материально-техническом обеспечении со стороны подсистемы МТБ, Как и другие подсистемы библиотеки, БФ представляет собой объект приложения и реализации материально-технических устройств, составляющих МТБ библиотеки.
Для своей модели БФ выполняет функцию прототипа (первоосновы) . Составляющие БФ документы с их индивидуальными характеристиками служат объектом библиографических описаний для каталогов и картотек, систематизации и предметизации записей в инвентарных книгах, книжных формулярах и т. п. БФ является объектом и прочих видов моделирования, необходимых для его правильного формирования и управления им.
Таким образом, внешне- и внутрисистемными функциями в целом охватывается вся деятельность библиотеки по формированию фонда. Знания, умения и навыки реализации каждой из них свидетельствуют о степени профессионализма фондовика. Все функции направлены в конечном счете на обеспечение диалектического соответствия между документом и абонентом, поэтому каждая из них важна в процессе формирования библиотечного фонда и не может недооцениваться.
Реализация каждой функции составляет содержание процессов формирования и использования БФ.